日本の特許制度においては、特許出願より前に公開された発明については原則として特許を受けることができません。
これに対し、特許法では、特定の条件の下で発明を公開した後に特許出願した場合には、先の公開によってその発明の新規性が喪失しないものとして取り扱う規定、すなわち発明の新規性喪失の例外規定（特許法第30条）が設けられています。
しかしながら、本人の出願前に、同じ発明について第三者が特許出願してしまった場合は、当該発明について特許を取得できませんし、特定の条件下の公開であってもその内容から示唆を得た第三者が改良発明等を完成させ出願し、特許を取得してしまうリスクもあります。更に、外国出願において出願国が一部の国に限られるなどのデメリットがあります。
したがって、本法人では、原則として、公表済みの発明を承継せず、新規性喪失の例外規定（特許法第30条）の適用を受けた特許出願は行わないこととしています。
このように、特許出願の可能性のある研究内容は、特許出願が完了するまで公表を控えることが原則ですが、一方で、出願前に学内の研究会等で発表することが必要な場合が生じることもあります。
そのような場合には、以下の手順を踏むことにより、当該研究会等（発明に係る発表部分のみでも可）を非公開で行うことができます。
ただし、学生に対して守秘義務を課すことは、教育上、極力避けることが望ましいため、一律にその実施を推奨するものではありません。
秘密保持誓約書の取扱い手順
１．主催者は、開催する発表会等において、秘密保持誓約書（「誓約書」）の要否を判断し、事前に誓約書の要否を告知しておく。なお、主催者が誓約書不要と判断した場合であっても、告知の際には次の事項を周知しておく。
・発表内容に秘密事項がある発表者は、事前に主催者に申し入れること
・発表者から申し入れがあった場合には、誓約書に署名を求める場合があること
２．主催者は、誓約書が必要な場合は出席者全員に対し、誓約書への署名を求める。
３．秘密情報を発表する発表者（「該当発表者」）は、発表時に「今回の発表には特許出願予定の内容が含まれているので発表内容を一切口外しないようにお願いします。」と宣言する。
４．主催者は、署名された誓約書（原本）と関連する資料を保管する。
５．該当発表者は、発表後に主催者から誓約書（写）を受領し、知的財産推進センターに①発明等届出書、②誓約書（写）と③発表資料（1部）を提出する。
秘密保持誓約書（様式例）
（1）秘密保持誓約書の様式例
・秘密保持誓約書様式例（Word）
・秘密保持誓約書様式例（PDF）
（2）主催者は、様式例を参考に秘密保持期間および誓約書原本保管期間を決定してください。